黄山山上酒店预订流程重大改变：实行统一订房、统一结算

黄山山上酒店预订流程重大改变：实行统一订房、统一结算
为整合黄山山上饭店资源，黄山股份公司决定自2014年2月15日起对公司所属山上饭店实行实行统一订房、统一结算，具体办法如下：
一、统一订房、统一结算
订房中心是山上饭店订房的唯一渠道，负责山上饭店房、餐预订及确认、价格管控、核房和具体排房，山上各饭店不再对外接收团队预订及确认用房。财务结算中心负责山上饭店的房款结算工作，各饭店收入账户取消，一并改用公司收入账户。
二、团队预订确认原则
为合理调配团队间、团队与散客间用房，订房中心遵循以下基本原则确认山上饭店用房。
(一)一般原则： 以旅行社或客户指定的入住酒店为基本确认原则。
(二)优先原则：
1、优先确认各酒店主要客源市场用房;
2、优先确认系列团和重点客户团用房，先外宾后内宾、先大后小(指全年的房量，特别是淡季房量)。
3、优先确认包机、专列团用房。
4、优先确认信誉度高的客户用房。(支付后取消或退订少)
(三)确认时间：对境外市场提前七至十天，境内市场提前三至五天予以确认。
三、订房、结算流程
团队预订具体流程如下：
1、接受预订。旅行社通过途马网注册、登录成功后，录入团队预订信息。包括：旅行社名称、团号、人数、入住酒店、房型、用房数、入住时间、离开时间、国籍、联系人及电话、付款方式、团队特殊需求备注等。
2、核团排房。订房中心与旅行社核实订单，包括用房房型、间数(床位数)、团队人数、用餐情况等，并根据预订确认原则排房。
3、确认用房。根据预订情况，境外团队提前十至十五天，境内团队提前三至五天予以确认用房。确认后，系统通知旅行社支付团款，订单转至允许付款状态。
4、支付房款。旅行社在规定时间(试运行期暂订48小时)内支付团款至公司指定帐户，逾期未支付系统将自动取消该订单;支付后，通过系统把相关信息反馈至结算中心、订房中心和旅行社。
5、审核分房。支付成功后，订房中心在团队入住前一天，再次核实团队信息，包括入住酒店、房型、用房数、用餐情况、导游及特殊需求等，将订单处理为审核状态，订单转入各饭店前台系统并分房。
6、前台接待。酒店根据前台系统订单，做好登记、制卡等，为客人办理入住。
7、酒店夜审。酒店财务部制出财务夜审表，通过系统反馈至财务结算中心和订房中心。
8、确认收入。财务结算中心确认收入。
四、增订流程(指同一团队增加用房)
(一)预订单未确认前如有增订，旅行社在原订单界面修改订单。
(二)确认后未支付前如有增订，旅行社发“团队变更”传真件形式至订房中心，由订房员对订单进行修改。
(三)支付房款后如有增订，分以下两种情形：
1、入住当天前台增订。同一团队入住当天增订用房，标间(含三人间)不超过2间，独卫不超过4床，其新增用房在酒店前台按团队价支付至公司帐户。
2、超过上述变动范围或入住前增订，重新提交预订申请具体按《订房流程》操作。
五、退订赔偿原则及流程
(一)退订赔偿原则
1、入住前一天取消或减少用房，按预订总费用的30%进行赔偿;
2、入住当天取消或减少用房，按预订总费用的100%进行赔偿;
3、因不可抗因素或突发事件造成的退订，由预订方提出书面申请，报订房中心核实，经公司经营管理公司审批后方可退订。
(二)退订流程
1、预订单未确认前如有退订，旅行社在原订单界面修改订单。
2、旅行社确认后未支付前如有退订，旅行社发“团队变更”传真件至订房中心，由订房员对订单进行修改。
3、支付后如有退订：
1) 旅行社登录途马网，在原订单界面点击“退订申请”，填写退订详细信息并提交;
2) 系统依据设定的赔偿原则计算出退款金额，由订房员确认后退款至旅行社预付款帐户。
4、客人到店后如有退订，由酒店前台进行退订操作。系统将退订信息提交至订房中心并依据设定的赔偿原则计算出退款金额，由订房员确认后退款至旅行社预付款帐户。
六、更换房型操作流程
更换房型定义为：同一团队预订单中，某种房更换为另一种房型的操作。主要包括：
(一)预订单未确认前如有房型变更，旅行社在原订单上直接修改房型房量。
(二)预订单确认后未支付前如有房型变更，旅行社发“团队变更”传真件至订房中心，由订房员对订单进行修改。
(三)支付后如有房型变更：
1) 原预订房型中减少部分由旅行社在原订单中进行退订申请(按退订流程操作);
2) 更换的部分由旅行社重新下订单(按订房流程操作)。且团号必须与原订单一致，并且在新订单完成付款后，再由订房员确认完成减少部分的退款操作。
(四)到店后更换房型由酒店前台接待员操作。对原预订房型中减少部分进行退订操作，更换部分由前台接待员在酒店前台系统新建同团号订单，并支付此部分房型所需团款后办理入住。
七、更改入住时间的操作流程。
(一) 预订单确认前，入住时间发生变化，旅行社在原订单进行修改。
(二) 预订单已确认，未支付前，入住时间发生变化，旅行社取消原订单并重新进行预订。
(三) 已支付后，订单其他信息均没有变化，仅入住日期发生变化(否则视同退订单)，分以下两种情况：
1) 所更改日期房间单价无变化。由旅行社发“团队变更”传真件至订房中心，由订房员对订单日期进行修改;
2) 所更改日期房间单价有变化。由旅行社对原订单发出退订申请，并按新的入住日期重新预订并完成支付后，订房中心审核原退订单完成退款操作，否则视作退订，按照退订赔偿规则执行。